일주일에 회의를 몇 회 참석하나요? 취업포털에서 조사한 자료에 따르면 직장인은 주 평균 2.2회의 회의에 참여하며 73%가 회의는 시간낭비라고 생각한다고 합니다. 사회생활에서 회의는 뗄레야 뗄 수 없는 필수 요소입니다. 하지만 왜 많은 사람들은 회의가 시간낭비라고 생각하는 것일까요? (*2019 잡코리아 발표 자료 중)

우리는 각 팀의 현황 점검과 더 나아갈 방향 설정을 위해 진행된 팀 별 워크샵을 통하여 우리의 회의도 아직 부족한 점이 많다는 것을 깨달았습니다. 효율적인 회의를 권장하지만 과연 어떤 것이 가장 우리에게 효율적인 회의인지 서로의 온도가 상이하다는 점도 확인할 수 있었습니다.

이러한 ‘효율적인 회의’와 관련해 무엇이 효율적이고 무엇이 비효율적인지, 서로가 생각하는 온도를 확인하고 ‘건강한 회의문화’를 만들기 위해 무엇부터 해야하는지를 전사 캠페인을 통해 함께 논의해 보기로 하였습니다. 최소한 어떤 회의였는지도 모를 ‘회의감’이 들게 해서는 안된다는 목표로 ‘회의감 없는 회의의 기술’을 부제로 정해 캠페인을 시작하였습니다.

회의 문화의 주축이 될 사항들은 규율처럼 1부터 9까지를 나열되어 있는 지시사항이 아닌 우리가 함께 만들어가는 지침서이기를 바랐습니다. 이를 위해 우리는 26페이지로 구성된 꽤나 많은 문항의 설문을 통해 회의 단계에 따라 스스로를 점검하고 서로에 대해 생각해보고 그동안의 경험을 돌아보며 더 나은 방향을 제안하는 기회를 만들었습니다.

트리티브의 솔직한 답변과 방향의 제안을 바탕으로, 회의의 중요성을 함께 인식하고 우리만의 건강한 회의 문화를 만들어 보기 위한 3단계로 나뉘어진 캠페인을 기획하였습니다.

먼저 회의를 준비하고, 함께 진행하고, 끝난 후의 공유와 후속 업무로 이어지는 단계를 한단계 씩으로 총 3단계를 구분해 보았습니다. 각 단계에서 서로가 응답한 설문의 결과는 회의실의 바깥에 포스터로 부착하고, 회의실 안쪽에는 이를 효율적으로 하기 위한 방향을 제시하였습니다. 이렇게 각 1주씩, 회의의 단계에 따른 구성으로 총 3주간의 캠페인을 전개하였습니다.

캠페인은 각자의 자발적인 참여로 진행되었고, 참여자들의 변화에 도움을 줄 도구인 선언카드, 역할카드, 타이머, 체크리스트를 준비해 가이드를 제시해 주었습니다. 선언카드를 통해 회의의 주제와 목표를 동기화하며 역할카드로 회의를 이끄는 사회자와 회의록을 작성자를 지정하고 타이머로 정해진 시간 내에 회의를 운영하되 체크리스트를 통해 종료 전 한번 더 회의에 대해 돌아보며 생각해보는 경험을 제공하였습니다. 다소 번거로울 수도 있는 캠페인 키트였지만 많은 트리티브가 능동적으로 즐기며 참여해주어 순조롭게 캠페인을 운영 할 수 있었습니다.

캠페인 후 변화된 우리에 대한 점검에서 ‘회의 중 발언을 망설인 적이 있다’는 항목 응답률이 1/5로 낮아져 캠페인으로 더욱 스탠드 한 우리가 되었음을 확인할 수 있었고, 회의 전 자료를 공유 받지 못했다’가 1/2로 감소, ‘회의 중 주제에 벗어난 적이 있다’가 1/3으로 감소하는 등 부정적인 항목에 대해 최소 1/2에서 많게는 1/5 수준으로 감소해 캠페인을 통한 긍정적인 변화가 일어나고 있음을 확인하였습니다.

건강한 회의란 무엇인지, 회의의 전반적인 흐름에 따른 준비와 응대를 알게 되었다는 평부터 알고는 있었지만 실천하지 못했던 것을 상기시켜주어서 좋았다는 평 등 생생한 피드백도 들을 수 있었습니다. 무뎌질 때쯤 다시 일깨워주는 후속 캠페인도 기대한다는 긍정적 의견으로 모두에게 단시간 변화가 일어나지 않았더라도 변화할 수 있는 계기를 제공한 캠페인이었습니다. 이제 이 계기를 행동으로 바꾸고 변화로 만들어 가는 것은 트리티브의 몫입니다.

우리는 항상 더 나은 문화를 함께 만들어 가기 위해 다양한 캠페인과 제도를 운영하고 있습니다. 이러한 시도와 노력들이 모여 우리가 걸어가는 길이 조금 더 단단해질 것이라 믿으며 말입니다.